Les séminaires font partie des évènements qui ponctuent la vie en entreprise. Ce sont des évènements professionnels, mais qui prennent place dans un cadre autre que les bureaux habituels. Un séminaire combine les moments de détente avec les sessions de conférence. Il offre plusieurs avantages à l’entreprise, car il renforce la cohésion des collaborateurs tout en renforçant la culture d’entreprise. Cependant, afin de garantir la réussite d’un tel évènement, il est fortement recommandé de le préparer et l’organiser dans les moindres détails : réservation de la salle, nombre de participants, l’invitation seminaire, le déroulement des conférences, etc.
L’intérêt d’un séminaire d’entreprise
Le séminaire d’entreprise rassemble la majorité des collaborateurs d’une entreprise dans un lieu autre que les locaux et les bureaux. Il peut prendre place sur une ou deux journées et les activités tournent autour d’un projet commun ou d’une problématique donnée. L’environnement dans lequel un séminaire prend place est généralement un endroit agréable afin d’insuffler de la motivation aux participants : hôtels, résidences à la campagne, lieu éloigné de la ville, confortable et intimiste… Le séminaire est destiné à remplir plusieurs objectifs, dont les échanges sur :
- certains projets de l’entreprise ;
- les décisions stratégiques de l’entreprise (pour les séminaires de direction) ;
- les méthodes de management de l’entreprise ;
- la motivation et la cohésion des équipes de travail ;
- les moyens d’améliorer les performances…
Les sujets peuvent varier selon les besoins et les activités de l’entreprise.
L’organisation d’un séminaire d’entreprise
Le design de l’invitation séminaire
La présence des collaborateurs est essentielle au bon déroulement du séminaire d’entreprise. L’élaboration de l’invitation seminaire est une étape importante de l’organisation, cliquez ici pour de plus amples informations. L’invitation est la première impression qu’auront les participants du séminaire, c’est la raison pour laquelle il est crucial de penser à son design. De nos jours, le mail est le format habituel pour envoyer des invitations de séminaires et autres évènements d’entreprise. L’invitation doit comporter les informations suivantes :
- l’en-tête avec le logo de l’entreprise pour que l’invité reconnaisse l’entreprise ;
- le message d’introduction de l’invitation seminaire ;
- les informations logistiques (lieu, date, horaire…) ;
- le programme des évènements ;
- l’inscription à l’évènement.
Le budget
Le budget du séminaire est évalué en fonction de ses objectifs et du format choisi, en plus des contraintes internes. Il doit être préparé pour prévoir les différents imprévus. Afin d’économiser sur le budget, il vaut mieux dépenser intelligemment. Par exemple, au lieu de demander une remise de prix auprès de l’entreprise qui accueille les participants, on peut négocier les équipements et mes conditions de confort.
La logistique évènementielle
Le choix de la date conditionne le nombre des participants et la présence du maximum d’invités. C’est pourquoi il faut privilégier les dates hors :
- vacances scolaires ;
- week-ends de ponts ;
- les jours fériés et les jours d’évènements sportifs nationaux.
Quant au lieu, les critères de choix dépendent de la capacité d’accueil, la facilité d’accès, les services et équipements offerts, etc. Il est recommandé de visiter les lieux, les brochures et les sites Internet pour éviter des mauvaises surprises. On peut faire une demande de devis estimatif et poser une option de réservation.
Le déroulement du séminaire
Le rétroplanning permet de suivre les étapes de l’évènement chaque jour durant la phase de préparation et d’assurer le bon déroulement de l’évènement. Il comprend les échéances ou la marge de manœuvre pour les imprévus. Le planning des évènements est important. Il indique les heures de conférences et les horaires d’activités, les temps de pause, etc.
La communication en amont
Plusieurs semaines avant que le séminaire place, il est indispensable de mettre en place un plan de communication pour que les invités puissent se préparer et garantir leur présence. D’ailleurs, il est utile que chacun confirme sa présence afin d’avoir un nombre approximatif des participants. L’invitation seminaire doit comporter les informations utiles, par exemple, si une tenue est recommandée ou si on prévoit des activités sportives.
Nos conseils pour un séminaire d’entreprise réussi
Outre les conseils d’organisation pour le séminaire, voici quelques recommandations pour garantir la réussite d’un séminaire :
- il vaut mieux planifier des activités adaptées aux collaborateurs. Les activités aident à encourager l’innovation et favorisent les motivations des collaborateurs à participer au séminaire. Elles doivent cependant être liées aux objectifs du séminaire, comme c’est le cas pour les activités professionnelles (débats, défis sportifs, présentations) ;
- les équipes de travail doivent être dynamisées afin de maintenir l’attention des participants. Ces derniers peuvent être motivés par un animateur qui se chargera de mener les activités et de les inciter à y participer. Ainsi, on pourra assister à des échanges d’idées et d’expériences. L’un des meilleurs bénéfices que l’entreprise puisse en tirer est que les participants développent un sentiment d’appartenance et les équipes sont renforcées.
