La digitalisation n’est pas qu’un concept « tendance », c’est une phase incontournable pour les entreprises qui souhaitent voir leurs activités se développer et se rentabiliser de manière efficace. Elle concerne tous les processus de l’entreprise et offre de très nombreux avantages sur plusieurs niveaux : en termes de visibilité, au niveau de la communication, mais également sur la question du fonctionnement interne des activités. C’est notamment le cas pour la comptabilité, une tâche contraignante, mais indispensable au suivi des finances de l’entreprise. Pour ce faire, des outils informatiques sont mis à la disposition des entreprises, les logiciels comptables.
Les différents outils numériques dont l’entreprise a besoin
Le logiciel ERP
Cette solution logicielle est surtout destinée au secteur industriel. L’ERP (Enterprise Resource Planning) ou le PGI (Progiciel de gestion intégré) permet aux utilisateurs de gérer le développement des activités de l’entreprise. Il intervient à tous les niveaux de l’industrialisation :
- la distribution ;
- la gestion des stocks ;
- les ressources humaines ;
- la gestion des fournisseurs ;
- la comptabilité et la gestion financière ;
- la vente et l’e-commerce, etc.
Le logiciel ERP permet de gagner du temps et de réduire les coûts, mais il aide aussi à l’amélioration de la fluidité et des performances générales de l’entreprise. Il est intégré au Système d’Information des entreprises et fonctionne grâce à une base de données unique.
Le logiciel comptable
Depuis 2016, les entreprises sont dans l’obligation d’utiliser un logiciel de comptabilité, afin de lutter contre la fraude à la TVA ou au minimum d’un logiciel de caisse. Ainsi que son nom l’indique, le logiciel comptable ou le logiciel expert comptable est un outil numérique qui assure la tenue de la comptabilité de l’entreprise. Il retranscrit et conserve toutes les informations comptables et financières. Les fonctionnalités du logiciel comptable sont nombreuses :
- la tenue de la comptabilité en elle-même ;
- l’analyse des divers flux financiers ;
- la gestion des documents comptables ;
- la gestion des immobilisations de l’entreprise…
Le logiciel CRM
Utilisé en parallèle avec le logiciel ERP et le logiciel comptable, le logiciel CRM (Customer Relationship Management) est l’outil de gestion commerciale et de la gestion de la relation client. Dans une plus large portée, il permet de prévoir les ventes, de contribuer à l’amélioration de la satisfaction-client, de connaître les indicateurs commerciaux dynamiques.
Les avantages apportés par un logiciel comptable
En matière de comptabilité, il est possible de recourir à la fonctionnalité « tenue comptable » d’une solution ERP ou de se tourner vers un logiciel comptable en ligne. Cependant, chacun se révèle être d’une grande aide pour les experts-comptables de l’entreprise, une fois la prise en main effectuée. Le logiciel est choisi selon les besoins de l’entreprise, qui peuvent varier en fonction de sa taille, par exemple, ou du secteur d’activité. Voici donc les avantages d’utiliser une solution logicielle pour la comptabilité :
- une meilleure productivité ;
- un gain de temps ;
- une meilleure anticipation des mouvements de fonds ou des créances ;
- une plus grande flexibilité ;
- une meilleure sécurité pour les documents comptables de l’entreprise.
Enfin, le logiciel comptable est conçu pour réduire, voire supprimer, le risque d’erreurs lors de la tenue comptable. Cela facilite considérablement le développement général des activités de l’entreprise.
