Que vous soyez chef d’entreprise, auto-entrepreneur, gérant de société, manager, secrétaire ou encore salarié dans le service financier d’une entreprise, vous faites certainement usage régulièrement d’un cachet reprenant les informations d’identification de la société pour laquelle vous travaillez. Peut-être avez-vous entendu parler du tampon numérique et vous vous demandez alors si vous devez troquer votre tampon encreur classique pour entrer dans l’ère digitale. Nous vous expliquons ici tout ce que vous devez savoir sur le tampon, classique ou numérique, pour faire votre choix.
Qu’est-ce qu’un tampon encreur classique ?
Un tampon encreur d’entreprise permet à vos interlocuteurs, qu’ils soient clients, prospects ou partenaires, d’identifier votre société. En apposant les mentions avec un tampon, vous vous protégez contre le risque d’erreurs que vous pourriez commettre en recopiant ce texte manuellement. Pour identifier une société française, votre tampon encreur entreprise doit faire apparaître le nom de la société, sa forme juridique, son adresse, son numéro de SIRET à 14 chiffres avec le code APE ou le numéro de SIREN à 9 chiffres avec le RCS, ainsi que les informations de contact. Pour renforcer votre identité visuelle auprès de vos contacts, vous pouvez ajouter votre logo à votre cachet. Vous pouvez aussi choisir la police de votre charte graphique, si vous en avez une. Le tampon est donc un outil utile pour éviter les erreurs et autres fautes de frappe, il représente un gain de temps considérable, notamment si vous avez de nombreux documents à traiter et il peut vous servir à renforcer votre identité visuelle. Cependant, le tampon n’a aucune valeur juridique. Il s’agit donc d’un outil pratique, mais non obligatoire. Il ne dispense pas de la signature de la personne habilitée à réaliser le document considéré.
Qu’est-ce qu’un tampon encreur numérique ?
Cela ne vous aura pas échappé, l’ère du numérique est venue modifier toutes nos habitudes, en dématérialisant nos outils du quotidien, tant pour nos loisirs que pour notre travail. Le tampon traditionnel a lui aussi été touché par la digitalisation et le tampon encreur numérique est alors arrivé sur le marché. Tout comme le tampon classique, le tampon encreur numérique n’a aucune valeur juridique. C’est pourquoi il n’est jamais obligatoire de disposer d’un tampon, classique ou numérique. Si, comme nous l’avons vu, le tampon classique doit être accompagné d’une signature pour acquérir sa valeur juridique, il en va de même pour le tampon numérique. Il s’agit alors de la signature numérique. En effet, contrairement au tampon encreur numérique seul, la signature virtuelle possède une valeur juridique, ce qui est reconnu en France depuis l’an 2000. Les signatures numériques qualifiées ont la même valeur juridique que les signatures physiques, c’est-à-dire apposées sur le papier à la main, avec un stylo. Pour être qualifiées, les signatures doivent être identifiées électroniquement. Cette identification électronique se fait via un logiciel associé à une application en ligne. La personne qui crée le document en effectue la saisie, le signe, le tamponne électroniquement et l’envoie via le logiciel. Le destinataire reçoit alors directement un lien vers le document, assurant que son intégrité n’a pas été compromise. En faisant appel à une entreprise agréée, vous octroyez ainsi une valeur juridique à votre tampon numérique, associé à une signature électronique. De plus, vous pouvez coupler votre application d’identification à d’autres logiciels, comme un outil d’émission de factures par exemple, pour vous dispenser légalement de les imprimer. C’est pourquoi coupler tampon et signatures numériques peut être une solution idéale pour les entrepreneurs et salariés digitaux.
Comment choisir son type de tampon ?
Si vous travaillez étroitement avec l’univers numérique, que votre activité nécessite que vous authentifiez beaucoup de documentation, que vous êtes un nomade digital ou que vous vous déplacez beaucoup et que vous trouvez plus confortable de disposer de tous vos outils depuis votre ordinateur ou votre smartphone, vous pourriez envisager de passer au tampon numérique. En revanche, si votre activité est très ancrée dans le monde matériel, que vous éditez vos devis et factures manuellement, que vous n’avez aucun lien avec l’univers numérique, et que vous avez très peu besoin de faire authentifier vos documents, un tampon d’entreprise classique peut être plus adapté à vos besoins.
Nous espérons vous avoir aidé à comprendre les subtilités qui se cachent derrière l’usage de chaque type de tampon, ainsi qu’à choisir celui qui convient le mieux à votre activité au quotidien.
