Vous dirigez une entreprise et vous souhaitez exploiter les innovations technologiques en vue d’une meilleure productivité dans vos affaires ? Adopter la signature électronique constitue une décision incontournable dans ce sens. En effet, cette solution digitale offre de nombreux avantages pour le développement de toute société. Voici 3 bonnes raisons de l’implémenter.
Sécuriser ses documents
La signature électronique comme son nom l’indique, désigne un mécanisme permettant d’apposer directement sa signature sur un document numérique et d’en garantir ainsi l’authenticité. Pour une entreprise, le premier intérêt de ce dispositif est donc de sécuriser les différentes pièces autrefois signées manuellement. Une option qui semble d’ailleurs attirer de plus en plus d’entreprises. En effet, une signature électronique légale présente la même valeur juridique qu’une signature papier. Ainsi, plus besoin de disposer de versions imprimées des contrats ou tout autre document. Sécurisés sur une plateforme, ils ne feront pas l’objet de perte, vol ou dégradation avec le temps. Pas de risque non plus de destruction des archives à travers incendies. Autrement dit, cela vous offre la possibilité de voir vos documents bien stockés et disponibles à vie.
Gagner du temps
Le deuxième avantage de l’adoption de la signature électronique réside dans le gain de temps. En réalité, signer des documents en papier se montre beaucoup plus complexe et chronophage qu’on ne le pense. Pour un contrat par exemple, il faut planifier un rendez-vous entre cocontractants et s’assurer de l’authenticité des signatures. Quant aux pièces administratives, elles doivent généralement suivre un trajet qui prend des jours ou des semaines. Cependant, grâce à la signature numérique, toutes ces complications disparaissent et vous économisez un temps considérable. Vos processus se trouvent simplifiés à travers les aspects suivants :
- les documents peuvent se transférer d’un signataire à un autre de manière automatique ;
- les risques de falsification sont limités, réduisant le temps perdu dans les contestations ;
- impossible d’usurper l’identité d’un autre grâce à une traçabilité accrue ;
- la collecte de toutes pièces justificatives pour un document est rendue obligatoire.
Précisons par ailleurs que cette liste n’est pas exhaustive.
Réduire les coûts
Réduire les dépenses liées aux acquisitions de matériel constitue également un avantage qu’offre la signature électronique. Justement, vous n’aurez plus besoin d’imprimer vos documents et donc de dépenser votre budget dans du papier. Vous économiserez alors aussi bien les frais d’achat de papier que d’acquisition de cartouches d’encre, de timbres ou autres outils budgétivores. Un détail qui devra intéresser plus d’un.
Vous connaissez maintenant tous les avantages de passer à la signature électronique pour faciliter vos processus et surtout digitaliser la signature de vos documents. Saisissez l’opportunité de gagner en productivité et d’intégrer une solution innovante dans votre fonctionnement !
