Le sigle ECM signifie dans la langue anglaise Entreprise Content Manager. Cela se traduit littéralement en français par la gestion du contenu d’entreprise. Il est donc important de savoir qu’un ECM est tout simplement un logiciel qui restructure les diverses informations d’une entreprise. Tous ces renseignements qui concernent les clients, tous ces nombreux mails que reçoit une société seront gérés plus facilement grâce à l’ECM. Ces informations proviennent de différents services et sont donc centralisées sur ce logiciel devenu indispensable. Ainsi, l’entreprise qui l’utilise répond à une réglementation obligatoire. L’ECM est donc un outil de travail apprécié pour les métiers de l’informatique et ceux en étroit lien avec l’information.
La numérisation des contenus
Grâce à ses fonctionnalités, l’ECM est capable de numériser tous les contenus qui sont utilisés régulièrement par une entreprise. Tous les documents papiers sont donc centralisés sur ce logiciel qui les étudie et les classe. Le choix de l’ECM est alors une stratégie judicieuse pour gagner du temps au niveau de l’administratif. L’ECM joue ainsi un rôle multicanal et traite tous les fichiers en mode numérique quelles que soient leurs origines. Toutes les données sont donc automatisées pour plus d’efficacité et de rentabilité. Tout ceci est alors accessible avec Heysquid.
Le choix de l’ECM pour une bonne structuration
Vous l’avez donc compris : l’ECM a donc un rôle à jouer dans la structuration des documents qui concernent une entreprise. Cette dernière a souvent une quantité volumineuse de données et de fichiers de tous les genres. L’ECM permet donc de les organiser via un processus encadré qui gère les informations en fonction de leurs utilisations. L’ECM devient alors une base, une référence de l’entreprise. Il contrôle une meilleure gestion de tous les contenus professionnels même les logiciels avec lesquels la société travaille. Par exemple, si un document est créé en trop d’exemplaires, le logiciel ECM va garder la quantité suffisante pour gagner de l’espace de stockage. Il archive aussi efficacement les données pour mener à bien leur conservation.
Pour toutes les formes de documents
L’ECM est alors un logiciel intelligent qui prend en charge tous les documents sans exception ( à lire : Convertir ODT en PDF ). Il est donc très modulable et adaptable. Une entreprise peut donc travailler avec un ECM pour classer ses données liées à son site internet, ses newsletters mais aussi ses contrats, ses plans de création – connaissez-vous Younique compensation plan ? – ses factures et devis ainsi que ses données clients. De même, tous ces milliers de messages que reçoit l’entreprise seront étudiés par l’ECM.
ECM : une autre manière de stocker
L’ECM a un principal atout : il permet à l’entreprise d’économiser des frais liés à ses contenus. Ainsi, tous ses documents sont faciles à partager pour développer la communication entre les employés, les collaborateurs et les clients d’une même entreprise. Avec un ECM, un professionnel augmente sa productivité et vise donc la valorisation du travail avec ses partenaires.
