Maîtriser les dépenses d’une entreprise implique la sélection de méthodes rigoureuses, la détermination de nouveaux objectifs, l’utilisation d’outils efficaces pour une gestion claire et plus simple et enfin l’évaluation du progrès de l’entreprise. L’option pour un tel mode de gestion, soit anticipé et organisé, est souvent nécessaire pour éviter les flous et les confusions, notamment du côté du budget, pendant la durée de vie de votre entreprise. Ce contrôle est primordial et devrait d’ailleurs être la première préoccupation des DAF, car il limite les gaspillages et aide à gérer les ressources disponibles de manière beaucoup plus propice. Quand faut-il opter pour cette rationalisation ? Une entreprise en cours d’activité et de développement génère souvent de nouvelles dépenses, beaucoup plus importantes qu’au moment de sa création. D’ailleurs, plus l’entreprise grandit, plus lesdites dépenses deviennent plus imposantes et difficiles à gérer. Il faut donc apprendre à organiser les différents actes pris au sein de l’entreprise, dont notamment les dépenses. Si vous ne savez pas comment y arriver, découvrez nos différents conseils à ce sujet dans la partie suivante.
Contrôler les dépenses de l’entreprise : pourquoi et comment ?
Contrôler les dépenses d’une entreprise permet de déterminer préalablement les frais des différentes activités effectuées au sein de celle-ci. C’est en connaissance de causes que l’on pourra mettre préalablement une certaine somme, soit un budget de côté. Il est aussi nécessaire afin de tenir une bonne comptabilité des activités de ladite entreprise et surtout pour la solvabilité de celle-ci, mais surtout pour ne pas rencontrer des problèmes fiscaux. Pour y arriver, il n’y a rien de plus efficace qu’une nouvelle politique de dépenses. Cette technique permet d’utiliser de manière appropriée chaque somme et pièce dépensée de sorte à éviter le gaspillage. Son efficacité dépend d’une part de sa diffusion pour que chaque salarié œuvrant en tienne rigueur et d’autre part des sanctions prévues en cas d’inobservation des objectifs ainsi que des règles posées.
Mieux gérer son entreprise avec un politique des dépenses efficace
Cette dernière consiste en premier temps à déterminer le budget ou standing affecté à chaque type de dépense, dont le déplacement des salariés ou les voyages d’affaires (Voulez-vous offrir des voyages en première classe ou en classe éco à vos salariés pour leurs déplacements) ? Auront-ils droit à des nuits dans des hôtels 2 étoiles ou des hôtels de luxe ?…). Puis, il faudra également prévoir une part variable pour les dépenses imprévues et leurs dépenses courantes. Et surtout, n’oubliez pas d’inciter vos collaborateurs à comparer avant d’engager des frais pour l’entreprise. En effet, c’est n’est pas parce que c’est « l’entreprise qui paie » qu’il ne faut pour autant pas faire attention à la dépense. Vous avez de la chance, il existe aujourd’hui des outils permettant notamment aux assistantes, office-managers et autres personnels des fonctions support d’obtenir et de comparer des devis en quelques clics. Sachez que vous avez la possibilité de confier l’approbation des dépenses à un manager, qui analysera leur opportunité et qui fixera un plafond à respecter à chaque activité. Choses qui permettront d’éviter, efficacement, les abus.
Dépenses : la mise en place de nouvelles pratiques modernes et opérantes
Etant donné l’importance de la note de frais et l’impossibilité de la supprimer, les chefs d’entreprise peuvent par exemple prendre de nouvelles dispositions pour gérer et contrôler les dépenses effectuées par leurs salariés pendant leurs voyages et selon la durée. Une carte professionnelle est désormais disponible pour de telles dépenses. Elle fonctionne comme une carte classique et contient donc des débits qui varient entre 30 et 70 jours. L’utilisation s’avère idéale pour contrôler et suivre les dépenses, tant du collaborateur, que celles de l’entreprise, parce qu’à chaque fin du mois, le détenteur et l’entreprise en soi reçoivent un relevé complet. Ce qui les dissuadera d’augmenter ses dépenses. Néanmoins, l’utilisation de cette carte revêt aussi quelques inconvénients, car en plus des différents papiers à remplir pour y avoir accès, une collaboration avec la banque est aussi nécessaire. Sans oublier les complications que l’on rencontre souvent pour obtenir des justificatifs d’autant plus chaque étape coûte cher.
